Information zum Datenschutz für Notariatsbeteiligte
Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notarin Dr. Anna Simon Notar Volker Starken und Notar Dr. Christoph Schlüter. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unsere Datenschutzbeauftragte wenden, und zwar wie folgt:
Verantwortliche: Notarin Dr. Anna Simon
Meinardusstraße 4
26122 Oldenburg
Telefon: 0441 / 95088-0
Telefax: 0441 / 95088-233
E-Mail: a.simon@simon-schubert.net
Verantwortlicher: Notar Volker Starken
Meinardusstraße 4
26122 Oldenburg
Telefon: 0441 / 95088-227
Telefax: 0441 / 95088-233
E-Mail: v.starken@simon-schubert.net
Verantwortlicher: Notar Dr. Christoph Schlüter
Meinardusstraße 4
26122 Oldenburg
Telefon: 0441 / 95088-0
Telefax: 0441 / 95088-233
E-Mail: c.schlueter@simon-schubert.net
Datenschutzbeauftragte
für Notarin Dr. Anna Simon,
Notar Volker Starken
und Notar Dr. Christoph Schlüter:
Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte
Maria-Luise Backhaus
Meinardusstraße 4
26122 Oldenburg
Telefon: 0441 / 95088-218
Telefax: 0441 / 95088-233
E-Mail: ml.backhaus@simon-schubert.net
Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z.B.
Daten zur Person, z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummer, E-Mail-Adresse;
bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggfs. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder anderen sensiblen Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.
Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch-, Handels- und Vereinsregistern.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 e) der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggfs. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c) DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäftes ablehnen müssten.
An wen geben wir Daten weiter?
Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.
Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte, wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.
Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre;
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenlisten, Generalakten: 30 Jahre;
Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügung von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Akten von Rechtsgeschäften, wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfrist werden Ihre Daten gelöscht und die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c) DS-GVO aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht,
Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggfs. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggfs. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen;
unzutreffende, Sie betreffende personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen;
Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist;
von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeiten, während wir bspw. Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggfs. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO);
der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben;
sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 1204500
Telefax: +49 (0511) 1204599
E-Mail: poststelle@lfg.niedersachsen.de
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
Dr. Anna Simon
Notarin
Volker Starken
Notar
Dr. Christoph Schlüter
Notar